업무적으로 이메일을 많이 사용하지요? 그런데 이메일을 어떻게 쓰고 읽고 하시나요? 제가 사용하는 이메일 사용법입니다.
1. 업무상 이메일은 '정보전달'이 가장 큰 목적이다.
저는 업무적으로 사용하는 이메일은 가급적 미사여구를 사용하지 않는 편입니다. 그래서 가끔은 '너무 사무적이다' '인간미가 없다' 등의 소리도 듣곤 합니다. 이메일 쓰면서 인사하고, 날씨 이야기, 밥 먹은 이야기 등등 시시콜콜한 이야기를 한 후에 본론을 주절주절 적는 것을 별로 좋아하지 않습니다. 이메일 끝에 적는 인사도 '회신 바란다' '감사하다' 정도로만 적지 건강해라, 좋은 저녁 보내라 등등의 입마른 소리도 잘 하지 않습니다.
개인적으로 사용하는 이메일이 아니라, 업무를 목적으로 하기 때문에 '정보전달'을 우선시 합니다. 일을 하다보면 참 바쁘지요. 해야할 일도 많고, 이메일도 많이 오고. 그런데 이런 저런 부가적인 이야기 때문에 꼭 해야할 말이 뭍혀 버린다면 업무적인 이메일로의 가치가 없다라고 생각합니다. 그래서 앞뒤에 붙는 인사들을 모두 빼고 사실과 정보 중심으로 작성합니다.
2. 가급적 첨부파일 없는 텍스트 중심으로 작성한다.
저는 이메일에 바로 작성할 수 있는 것은 한글, 워드 등에 작성한 후 첨부하지 않고 가급적 직접 적습니다. 첨부파일을 읽으려면 최소한 2번을 클릭을 더 해야합니다. 첨부파일을 클릭하여 열 것인지, 저장할 것인지 묻는 창에 대답을 하면 최소 2번의 클릭은 우습습니다. 여기에 아래한글로 작성된 첨부파일은 '열기'를 하면 열리지 않는 경우가 많기 때문에 바탕화면 등에 저장한 후 열어 보기 때문에 클릭의 수가 더 늘어납니다.
마우스와 키보드로 하루 종일 일하는 사무직들에게 클릭 수를 줄여 손목과 팔에 무리를 덜 주는 것이 좋은 일입니다. 그래서 저는 꼭 필요한 첨부파일이 아니라면 가급적 이메일에 바로 정리를 하여 클릭수를 줄이려고 합니다.
게다가 바쁜 직장인들이 첨부파일까지 열어보려면 얼마나 힘들겠습니까? 바로 읽고 판단할 수 있는 내용은 이메일에 바로 정리하는 편입니다.
3. 블릿과 적절한 꾸밈을 사용한다.
이메일로 소설을 쓰는 분들이 간혹 계십니다. 주절주절 글을 적다 보면 명확하게 판단이 서지 않는 이메일도 많습니다. 업무적인 이메일은 정보를 전달하기 위함이라 생각하기 때문에 정보전달에 충실할 수 있는 방법으로 이메일을 작성합니다.
그래서 자주 사용하는 것이 블릿(-, ■ 등과 같은 기호들)과 글자의 꾸밈입니다. 굵게 하거나 글자색을 바꾸어 중요한 부분은 눈에 잘 띄어 내가 작성한 이메일에서 정확한 정보가 전달될 수 있도록 노력합니다. 그래야 빨리 정확하게 정보가 전달되어 피드백이 오기 때문입니다.
4. 중요한 이메일은 백업을 한다.
요즘 웹메일의 용량을 무한대로 제공하는 곳이 꽤 있지요. 저는 그 중에서 ymail.com을 활용하여 업무성 메일을 백업합니다. 회사에서 제공하는 메일계정의 용량이 크지 않은 관계로 중요한 이메일은 ymail의 제 개인 계정으로 보내서 혹시 모르는 사건에 대비합니다. 이메일로 시시비비를 가려야 하는 일을 경험해 보지 않은 분들은 이메일 백업의 중요성을 잘 모르는 경우가 있습니다. 이메일 하나로 일을 그르치거나 성공하게 하거나 하는 경우가 있기 때문에 이메일도 백업에 신경을 쓰는 편입니다.
5. 좋은 말은 이메일로, 나쁜 말은 전화로 한다.
이메일은 글입니다. 글은 오해하기 쉽습니다. 어지간히 잘 쓰지 않고서는 그 속내를 파악하기 어렵습니다. 그래서 저는 업무적인 이메일에는 정보와 사실 중심으로 기술하려는 경향이 있습니다. 이메일로 기분 나쁜 이야기를 했다가, 아주 크게 싸운 경험도 있기 때문에 이메일로는 나쁜 말을 잘 적지 않습니다. 그러나 정말 정말 전화로 이야기하기 기분 나쁜 경우에는 오해를 하거나 말거나 그냥 이메일로 보내버리는 경우도 있습니다. 이런 경우에는 '어떻게 되어도 상관 없다'라는 나름의 각오를 하고 보내는 것입니다. 그렇지 않고서는 나쁜 말은 전화로 하는 편입니다.
반대로 좋은 말, 칭찬하는 말 등은 이메일로 하는 경우가 많습니다. 읽는 사람이 두고두고 보면서 즐거움을 가질 수 있기 때문입니다. 좋은 말을 곱씹듯이 나쁜 말도 그렇게 할 수 있기 때문에 주의해야 합니다.
댓글을 달아 주세요
잘보고가요*^*
2009/10/23 08:35잘 보셨다니, 저도 감사합니다. ^^
2009/10/24 06:32